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4、中山市行政执法档案管理办法

 

中山市行政执法档案管理办法

 

第一条 为加强行政执法档案管理,促进行政执法档案管理工作制度化、规范化,推进依法行政,根据《中华人民共和国档案法》及有关规定,结合我市实际,制定本办法。

第二条 本办法所称行政执法档案,是指在实施行政许可、行政处罚、行政强制、行政检查等行政执法活动中形成,具有保存价值并经系统整理归档的文字、图表、声像和电子文件等各种形式的历史记录。

第三条 本办法适用于市属行政执法部门、法律法规授权具有管理公共事务职能的组织、依法接受委托行使行政管理职权的机构和组织(统称“行政执法单位”)制作、保管、利用行政执法档案的活动。

法律、法规、规章和上级有关文件对行政执法档案管理另有规定的,从其规定。

第四条 市档案局负责对全市行政执法档案管理工作进行监督和指导,市法制局根据工作职能协助做好行政执法档案管理指导工作。

第五条 行政执法单位应当建立健全行政执法档案的收集、整理、立卷、归档制度,提供档案工作必需设施,配备专、兼职档案管理人员负责行政执法档案管理工作,将行政执法档案管理工作纳入行政执法评议考核范围。

第六条 在行政执法档案收集、整理、保管中作出显著成绩的单位和个人,依《中华人民共和国档案法》规定予以表扬奖励。

第七条 行政执法档案的归档范围包括反映行政执法活动过程、体现行政执法程序行为、据以作出行政行为证据以及执行行政执法行为等全部材料,包括但不限于以下材料:

(一)行政许可案卷。包括准予行政许可(含变更或延续行政许可,下同)或不予行政许可的书面决定、行政许可申请材料、不予受理告知书、受理通知书、申请材料补正一次性告知书、当场或实地检查材料、听取意见或听证通知书(告知书)、听证记录、招标(拍卖)情况材料、检验(检测、检疫)结果、专家评审(鉴定)意见、撤销(撤回)行政许可决定书、行政许可注销手续、法律文书送达回证、行政复议或诉讼材料等。

(二)行政处罚案卷。包括行政处罚决定书、限期改正通知书、结案报告、集体讨论记录、立案材料及立案通知书、各种证据材料、保全材料、拟行政处罚的审查意见、行政处罚事先告知书、陈述申辩材料、听证告知书及通知书、听证记录、听证意见书、罚没款票据、暂缓或分期缴纳罚款的材料、法律文书送达回证、行政复议或诉讼材料等。

(三)行政强制案卷。包括行政强制决定书、采取行政强制措施的批准文件、现场笔录、查封(扣押)或解除查封(扣押)决定书及清单、冻结或解除冻结存款决定书、督促催告的书面材料、当事人陈述申辩记录、代为履行材料、法律文书送达回证、申请法院强制执行材料、法院裁定材料及行政复议或诉讼材料等。

(四)行政检查案卷。包括检查结论、行政许可后的跟踪监督检查和日常巡回监督检查情况,现场勘查(书面检查)记录、询问笔录、现场采取的措施、法律文书送达回证等。

(五)其他行政执法活动案卷。包括行政执法机关的确认、裁决、给付、奖励等结论性材料,当事人申请及提供的材料,有关证据材料,行政执法机关的审查意见,法律文书送达回证以及其他应归档材料。

(六)上述各类行政执法活动中形成作为证据的照片、录音、录像等。

第八条 行政执法档案材料以“一案一卷”形式组卷。对涉及国家机密、工作秘密、商业秘密、个人隐私的案件,可以实行一案二卷,即正卷和副卷。

对不定期的、针对某一类对象进行的执法检查,以该次检查活动形成的文件材料作为一案整理;对定期的、针对同一对象进行的执法检查,以年度为单位将该检查对象的有关材料作为一案整理。

第九条 行政执法档案卷内材料必须齐全完整、规范、整齐,所有归档材料应当图像清晰,便于长久保存。

行政执法档案卷内材料应当去掉易生锈的金属物,破损材料要修补,文件幅面过小的应衬纸粘贴,文件幅面过大的按A4幅面折叠整齐,字迹已扩散的应当复制并与原件一并立卷,复印件一律使用A4规格复印纸

第十条 行政执法档案卷内材料以行政执法程序先后顺序排列。每个案卷均从第一页开始采用阿拉伯数字编流水页码,页码应用打码机编于页面正面右上角,页面反面左上角,空白页面不编页码。

行政执法档案卷内材料应在档案管理系统(接入市党政平台内网的单位应使用中山市电子档案管理系统)中,按规定格式逐件著录。著录时,材料题名不得更改和简化,没有题名或题名不能准确反映文件内容的应当拟定题名,加“〔〕”;没有责任者和时间的材料应当考证清楚,填入有关项内。保管期限为永久和30年的文件材料,应将其电子文档上传至档案管理系统中。著录完毕后打印《卷内文件目录》(详见附件1)一式三份,其中一份放在卷首。对文件材料情况的说明,应当逐项填写在《卷内备考表》(详见附件4)内并置于卷尾。

第十一条 行政执法档案的案卷封面详见附件3)按规定打印。案卷题名应当简明、确切反映卷内文件材料内容,一般包括案由和文件材料名称等,体式一致,文字简练。

第十二条 行政执法档案可整卷装订或以件为单位装订。整卷装订时,案卷材料装订排列顺序依次为:案卷封面、卷内文件目录、文件、封底(含备考表)。案卷用棉线按“三孔一线”方法装订。以件为单位装订时,应将一个案卷的材料装入一个档案盒内,将打印好的案卷封面粘贴于档案盒正面,盒内依次装入卷内文件目录、文件、卷内备考表(档案盒封底含有卷内备考表的可不另外制作)。保管期限为永久和30年的文件用不锈钢钉装订。

不能随文件材料装订立卷的证据,应放入证据袋中随卷归档,并在证据袋上和证据材料备考表中注明证据名称、数量、提取时间、地点、责任人、存放地点等内容。

第十三条 对已整理归档的行政执法案卷,需要增添材料的,应补充归档,补充归档材料排在相应案卷的末尾。

第十四条 行政执法档案应当按照类别、年度、保管期限结合案件办理顺序编制案卷流水号。

在同一类别同一年度内应先编排永久卷,再编排30年卷,最后编排10年卷。在同一保管期限内应按案件办理顺序排列编号。

已制编流水号的案卷应逐卷在档案管理系统中著录并打印《案卷目录》(详见附件2)一式二份。

第十五条 《案卷目录》应与《卷内文件目录》合并装订成档案目录。档案数量多的单位,可将一个年度的案卷目录(在前)和卷内文件目录(在后)装订成一本档案目录;档案数量不多的单位,可将若干年的案卷目录及其卷内文件目录集中装订成一本档案目录。档案目录内不同年度或属类之间用彩色纸隔开,方便手工检索时区分。

第十六条 档案目录封面和背脊均需制作标签(详见附件5)。档案目录要求制作一式二份,一份由行政执法部门保存,其余随档案一齐移交予单位综合档案室或档案馆。

第十七条 整卷装订并编制流水号的案卷按其编号顺序装入档案盒中,不同属类或年度的案卷不要装在同一盒。档案盒背脊应填写全宗名称、全宗号、类别号、年度、起止卷号等项目(详见附表6)。以件为单位装订的案卷,一个档案盒内只能装一个案卷的材料,在档案盒背脊“起止卷号”栏填写该卷案卷号。

第十八条 行政执法单位应将行政执法档案作为一级类目列入本单位《档案分类编号方案》。如行政执法档案数量大,可划分为行政处罚档案、行政许可档案、行政强制档案、行政检查档案、其他行政执法档案等二级类目。

第十九条 行政执法档案的保管期限分为永久、30年、10年。

(一)属于行政许可、行政处罚、行政强制、行政确认、行政裁决、行政征收、行政给付、行政奖励、行政规划、行政合同、行政检查档案的,应当永久保管。

(二)属于其他行政执法案件的,保管期限为30年。

(三)属于依法适用简易程序的行政执法案件档案,保管期限为10年。

第二十条 行政执法档案应当由行政执法单位综合档案室或档案馆集中统一管理,任何个人不得据为己有。

第二十一条 行政执法档案中的纸质与电子文件均由行政执法单位相关执法部门负责整理编目,于次年6月份前移交单位综合档案室或档案馆保存,由交接双方办理交接手续。

第二十二条 行政执法档案应专柜存放,案卷上柜排架时先按年度排,同一年度内按属类及案卷号顺序排列。

第二十三条 行政执法档案保管应当加强防火、防盗、防尘、防光、防潮、防虫工作,以确保档案安全,延长档案使用年限。对已破损、霉变、褪色的档案应当及时采取修补、复制等措施。

第二十四条 机构发生变动的行政执法单位,应当根据国家和省、市的有关规定,合理处置行政执法档案的归属与流向。

第二十五条  利用行政执法档案,应当按有关规定办理手续,填写《档案查阅登记簿》或《档案借阅登记簿》。利用结束后,及时归还档案。属于国家秘密的,按照《保密法》及国家有关规定办理。

任何单位和个人不得在档案上涂改和作任何文字标记。

第二十六条 对因保管不善造成行政执法档案丢失、损毁、泄露国家秘密或伪造、编造、篡改行政执法档案的,由行政执法机关或有关部门依法给予负有责任的负责人和直接责任人行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第二十七条 本办法自印发之日起实施。

附件:1.《卷内文件目录》式样

2《案卷目录》式样

3案卷封面式样

4.卷内备考表式样

5.《档案目录》封面和背脊标签式样

6.案卷盒脊背式样

 

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